ერთიანი პროფილი თითოეულ თანამშრომელზე: პირადი მონაცემები, დოკუმენტები, შრომითი ხელშეკრულებები, ჩაბარებული ტექნიკა და დასაქმების ისტორია. ააწყვეთ პროცესი ერთხელ და ის ყოველ ახალ თანამშრომელზე იმუშავებს — შრომითი ხელშეკრულება ხელმოწერილია პირველ სამუშაო დღემდე, ინვენტარი ჩაბარებულია, დოკუმენტები შეგროვებულია და განყოფილების ხელმძღვანელები ტრენინგის გავლას სისტემაში ადასტურებენ.
45 წამი — შრომითი ხელშეკრულება ხელმოწერილია პირველ დღემდე, ტექნიკა ჩაბარებულია, ყველა განყოფილება საქმის კურსშია.
ახალი თანამშრომლის ონბორდინგი ყველა შესაბამისი შაბლონის ერთობლიობაა — კომპანიის ზოგადი წესები, პლუს დეპარტამენტის მოთხოვნები და კონკრეტული პოზიციის ამოცანები. თქვენ ქმნით მოდულურ ბლოკებს იმის ნაცვლად, რომ ერთი გრძელი ჩეკლისტი ყოველ ვაკანსიაზე ხელით აკოპიროთ.
სპეციფიკურ შაბლონს შეუძლია ნაბიჯის ჩანაცვლება (მაგ. მენეჯერის ხელშეკრულება სტანდარტულის ნაცვლად) ან სრულად ამოღება (მაგ. მენეჯერებს უნიფორმა არ სჭირდებათ). ნაბიჯები ლოგიკური თანმიმდევრობით ლაგდება და პირდაპირ საჭირო ადგილას ჯდება.
კონსტრუქტორი გაჩვენებთ საბოლოო შედეგს ჯერ კიდევ თანამშრომლის მიღებამდე: რომელი შაბლონები გაერთიანდა, რა დაემატა თითოეულიდან და რომელმა ნაბიჯმა რა ჩაანაცვლა.
ონბორდინგის ნაბიჯს შეიძლება ჰქონდეს თარიღი დაწყებამდე, ამიტომ შრომითი ხელშეკრულება ელექტრონული ხელმოწერისთვის სამი დღით ადრე იგზავნება — წინასწარ შევსებული HR-ის მიერ შეყვანილი მონაცემებით: სახელი, გვარი, პოზიცია, დეპარტამენტი, დაწყების თარიღი, განაკვეთი და ხელფასი. ამ მონაცემების ხელით გადაწერა აღარავის უწევს.
ხელმოწერის შემდეგ დოკუმენტი ავტომატურად ინახება თანამშრომლის პირად საქმეში შესაბამისი სტატუსითა და დადასტურებით. მოაწერეს ხელი მატერიალურად? ატვირთეთ სკანირებული ასლი სისტემაში და ის ავტომატურად დაარქივდება შესაბამისი აღნიშვნით — აუდიტის დროს ზუსტად გექნებათ დადასტურება, რომ დოკუმენტი ნამდვილად ხელმოწერილია.
თითოეულ დოკუმენტს აქვს მოქმედების ვადა და წინასწარი შეხსენების პარამეტრი. ვადის გასვლამდე შეტყობინებას იღებს როგორც თანამშრომელი, ისე მისი მენეჯერი. მონიშნეთ დოკუმენტი კონფიდენციალურად და მის შინაარსსა და რეკვიზიტებზე წვდომა მხოლოდ უფლებამოსილ ადმინისტრატორებს ექნებათ — სისტემა კი გააგრძელებს ვადების კონტროლსა და შეხსენებების გაგზავნას.
HR სისტემის დანერგვა მოქმედ კომპანიაში ხშირად ქაოსთან ასოცირდება — 40 ახალი ხელშეკრულების გაგზავნა, უკვე ჩაბარებული ლეპტოპების ხელახალი გაცემა და მენეჯერების დატვირთვა პირველი დღის დავალებებით გამოცდილ თანამშრომლებზე.
BackOffice-ში ეს გამორიცხულია. თქვენ მარტივად ანაწილებთ სიას: შტატიანი თანამშრომელი, გარე კონტრაქტორი, ყოფილი თანამშრომელი თუ სერვისული ანგარიში. სისტემა ავტომატურად ამოიცნობს ტექნიკურ მისამართებს („api“, „bot“, „noreply“), რათა ბილინგის ბოტი თანამშრომლად არ აღიქვას. პროფილები იქმნება ზედმეტი შეტყობინებებისა და ჩეკლისტების გარეშე.
ხოლო როცა ნამდვილად გსურთ პროცესის დაწყება მოქმედი თანამშრომლებისთვის — დოკუმენტების განახლება, კვალიფიკაციის ამაღლება თუ ინვენტარის გადამოწმება — გაუშვით ის მთელი გუნდისთვის ერთდროულად. თქვენ წინასწარ ხედავთ თანამშრომელთა რაოდენობას და სტატუსს, სანამ რომელიმე პროცესი გააქტიურდება.
ლეპტოპის, ტელეფონის ან საშვის გაცემა ფიქსირდება კონკრეტულ თანამშრომელზე — ერთი და იგივე ნივთი ორ ადამიანზე ვერ გაიცემა, სანამ ჩაბარება არ დაფიქსირდება. დაბრუნებისას ფიქსირდება ნივთის მდგომარეობა, მიღება-ჩაბარებას კი ელექტრონული ხელმოწერა ახლავს.
გამოსაცდელი, სასწავლო და ვადიანი პერიოდები მკაცრად კონტროლდება — მენეჯერი და HR დასრულებამდე იღებენ შეხსენებას შეფასების დასაწერად. ვადის გაგრძელებისას თარიღი ავტომატურად გადაიწევა წინააღმდეგობრივი ჩანაწერების გარეშე.
თანამშრომლები თავად აახლებენ ტელეფონის ნომერს, მისამართს, საგანგებო კონტაქტსა და საბანკო რეკვიზიტებს. რისი შეცვლა შეუძლიათ, სერვერის დონეზე კონტროლდება — თანამდებობის ან მენეჯერის თვითნებური შეცვლა შეუძლებელია.
პირადი ნომერი, დაბადების თარიღი, მისამართი, საბანკო რეკვიზიტები და ხელფასი დაცულია სერვერის დონეზე — ისინი არ ხვდება არაუფლებამოსილ API პასუხებსა და CSV ექსპორტებში. სხვისი მონაცემების ყოველი ნახვა ფიქსირდება უსაფრთხოების ჟურნალში.
საცალო ქსელის, საწყობისა და სამზარეულოს პერსონალს, რომლებიც სისტემაში პირადად არ მუშაობენ, მაინც სჭირდებათ პირადი საქმე, ხელშეკრულება და დოკუმენტები — მოწვევის გაგზავნა სურვილისამებრია და პროფილის არსებობას ხელს არ უშლის.
თანამშრომლის წასვლისას სისტემა ავტომატურად რთავს ოფბორდინგის პროცესს: ტექნიკისა და ბარათების ჩაბარება, გასასვლელი გასაუბრება და საბოლოო ანგარიშსწორება. ისტორია ინახება კადრების დენადობის ანალიტიკისთვის.
იერარქიული სქემა ავტომატურად იგება თანამშრომლების პროფილებში მითითებული უშუალო ხელმძღვანელის მიხედვით. მენეჯერის შეცვლისთანავე სტრუქტურა მყისიერად ახლდება — პრეზენტაციებში ხელით გადახატვა აღარასდროს მოგიწევთ. ძებნისას სისტემა აფოკუსებს კონკრეტულ განყოფილებას, ტოტები იკეცება და მარტივად იბეჭდება.
თანამშრომელთა კატალოგი განკუთვნილია მთელი გუნდისთვის: სწრაფი ძებნა სახელით, პოზიციით, დეპარტამენტითა თუ სამსახურებრივი ელფოსტით, ფილტრაცია და კონტაქტების მოძიება. კატალოგში მხოლოდ სამსახურებრივი ინფორმაცია ჩანს — პირადი მონაცემები სრულად დაცულია.
თანამშრომელთა რაოდენობა და განაწილება, მიღება და დენადობა, დოკუმენტების ვადები და გაცემული ინვენტარი. თითოეულ მაჩვენებელზე დაკლიკებით პირდაპირ შესაბამის სიებზე გადადიხართ.
თანამშრომლები, დეპარტამენტები, პოზიციები, დასაქმების ისტორია, დოკუმენტები და ინვენტარი ერთიან სისტემაშია — თქვენი CRM-ისა და ინვოისების გვერდით და არა ცალკე აპლიკაციაში.
ერთხელ დააჯგუფეთ ისინი: შტატიანი თანამშრომელი, კონტრაქტორი, ყოფილი თანამშრომელი თუ სერვისული ანგარიში. პროფილები შეიქმნება, ისტორია შენარჩუნდება, და არავის მიუვა პირველი დღის ზედმეტი შეტყობინება.
სისტემას მოყვება 4 მზა შაბლონი. შეცვალეთ ისინი, დაამატეთ დეპარტამენტის ან პოზიციის სპეციფიკა და გამოსცადეთ გაერთიანებული პროცესი ნებისმიერ როლზე რეალურ დაქირავებამდე.
სახელი, გვარი, სამსახურებრივი ელფოსტა, პოზიცია, განყოფილება, მენეჯერი, განაკვეთი, დაწყების თარიღი და ხელფასი. ფორმის გაგზავნა მყისიერად ქმნის პროფილს, აფიქსირებს მიღებას, ავსებს ვაკანსიას, რთავს ონბორდინგს და აგზავნის მოწვევას.
| როგორ მუშაობს დღეს | რა გიჯდებათ ეს | BackOffice |
|---|---|---|
| დასკანერებული ხელშეკრულებები საერთო დისკზე | ნებართვისა და სერტიფიკატის ვადის გასვლას ინსპექციამდე ვერავინ ამჩნევს | ✓ |
| ერთი ჩეკლისტი, დაკოპირებული ყველა როლზე | ასლები ერთმანეთს არ ემთხვევა; უსაფრთხოების წესები მხოლოდ ნაწილში განახლდა | ✓ |
| ორგსტრუქტურა პრეზენტაციის სლაიდზე | ზუსტია მხოლოდ შექმნის დღეს და მომდევნო კვირაშივე ძველდება | ✓ |
| ცხრილი, ვის რომელი ლეპტოპი აქვს | ერთი ტექნიკა ორ ადამიანზეა ჩაწერილი; წასულ თანამშრომლებს ნივთები რჩებათ | ✓ |
| ხელფასები ცხრილში, რომელსაც ყველა ხსნის | მხოლოდ ფაილის დამალვა რეალური დაცვის გარეშე | ✓ |
| ეს ყველაფერი, თითო ადამიანზე | 5 ადგილი | 1პროფილი |
HR მოდული იმავე BackOffice-ის სივრცეში ინტეგრირდება, სადაც თქვენი CRM, ინვოისები და კომუნიკაციაა — ერთი შესვლა, როლებზე დაფუძნებული წვდომა და სრული აუდიტის ჟურნალი. დაჯავშნეთ დემო →
მოსვლა-წასვლის აღრიცხვა, შვებულების ავტომატური ნაშთები, დამტკიცების იერარქია, ცვლები, გრაფიკები და საათობრივი ტაბელი — პლუს მობილური აპი თანამშრომლებისთვის.
იხილეთ შვებულება და დასწრება →შრომითი ხელშეკრულებების მომზადება და ორმხრივი ელექტრონული ხელმოწერა. ონბორდინგი მას ავტომატურად მართავს — ხოლო თუ არ იყენებთ, ნაბიჯი მარტივ ამოცანად დარჩება.
იხილეთ ხელშეკრულებები →CRM, მომხმარებელთა მხარდაჭერა, ინვოისები, ონლაინ ფორმები და ავტომატიზაციები — HR არ არის ცალკე პროგრამა, ის ორგანულად ინტეგრირებულია საერთო პლატფორმაში.
გაეცანით ფუნქციებს →მოქმედი თანამშრომლების პროფილები იქმნება ერთიანად და თითოეული ინიშნება როგორც არსებული თანამშრომელი. თქვენ მარტივად ანაწილებთ სტატუსებს — შტატგარეშე, კონტრაქტორი თუ ყოფილი თანამშრომელი — ხოლო სერვისული ანგარიშები ავტომატურად იფილტრება. არსებულ პერსონალზე საწყისი ონბორდინგის პროცესი არ ირთვება: ზედმეტი ხელშეკრულებები არ იგზავნება და არ ინიშნება უკვე ჩაბარებული ტექნიკის გადაცემა.
არა. თანამშრომლის პროფილი და სისტემის მომხმარებლის ანგარიში დამოუკიდებელია. საცალო ქსელის, საწყობისა და სამზარეულოს პერსონალს, რომლებიც სისტემაში პირადად არ შედიან, მაინც აქვთ სრული პირადი საქმე, ხელშეკრულება, დოკუმენტები და ისტორია. მოწვევის გაგზავნა სურვილისამებრია — თუ თანამშრომელს მოგვიანებით მისცემთ წვდომას, ის არსებულ პროფილს მიებმება.
დიახ. ახალი თანამშრომლის ონბორდინგი შესაბამისი წესების ერთობლიობაა: კომპანიის ზოგადი წესები, დეპარტამენტის მოთხოვნები და კონკრეტული პოზიციის ამოცანები. სპეციფიკურ შაბლონს შეუძლია ნაბიჯის ჩანაცვლება ან ამოღება, ეტაპები კი ლოგიკურად ლაგდება. ასევე შეგიძლიათ პროცესის რედაქტირება კონკრეტულ კანდიდატზე დაწყებამდე.
პირადი ნომერი, მისამართი, საბანკო რეკვიზიტები და ხელფასი სერვერის დონეზეა დაცული — ისინი უბრალოდ არ იგზავნება არასანქცირებულ API მოთხოვნებსა და ექსპორტებში. წვდომა აქვთ მხოლოდ ადმინისტრატორებსა და HR მენეჯერებს. სხვისი მონაცემების ყოველი ნახვა ფიქსირდება აუდიტის ლოგში, საკუთარ მონაცემებს კი თანამშრომელი ყოველთვის ხედავს.
ეს მოდული ფარავს თანამშრომელთა პირად საქმეებს, ონბორდინგსა და ოფბორდინგს, დოკუმენტებს, ხელშეკრულებებს, ტექნიკის აღრიცხვას, გამოსაცდელ ვადასა და ორგანიზაციულ სტრუქტურას. სამუშაო დროის, ცვლებისა და შვებულებების მართვა ხდება შვებულება და დასწრების მოდულში. სახელფასო აღრიცხვა და რეკრუტინგი ამ ეტაპზე ცალკეა გამოყოფილი.
დიახ. ყველა ეკრანი, ფორმა, ველი და სტატუსი სრულად ლოკალიზებულია ქართულად, თითოეულ თანამშრომელს კი შეუძლია თავად აირჩიოს სასურველი ენა.
დაჯავშნეთ დემო და ჩვენ BackOffice-ს თქვენი გუნდის სტრუქტურაზე მოვარგებთ — გაჩვენებთ რეალურ ონბორდინგის პროცესს და ფუნქციონალს პრაქტიკაში.