Un registro por persona: identidad, documentos, contratos, equipo e historial laboral. Diseña el proceso una vez y se ejecutará en cada contratación: contrato enviado a firmar antes del primer día, equipo entregado, documentos recopilados y formación validada por el responsable de cada departamento.
45 segundos: contrato firmado antes del primer día, portátil asignado y formación validada por todos los departamentos.
El proceso de cada contratación es la combinación de todas las plantillas aplicables: la general de la empresa, lo que añade el departamento y lo que cambia el puesto. Escribe piezas pequeñas en lugar de copiar una lista larga por rol y mantener seis versiones sincronizadas.
Una plantilla más específica puede sustituir un paso, como el contrato de responsable, o eliminarlo, como la entrega de uniforme. Los pasos se intercalan por orden, no solo se añaden al final.
El editor muestra el resultado combinado antes de contratar: qué plantillas coinciden, qué aporta cada una y qué pasos sustituyen a otros.
Un paso puede programarse antes de la fecha de inicio. El contrato se envía para firma electrónica tres días antes con los datos ya registrados: nombre, puesto, departamento, fecha, jornada y salario. Nadie vuelve a escribirlos en un documento.
Cuando se firma, llega al archivo documental de ese empleado como contrato, con el estado de firma visible. Si se firma en papel, sube el escaneo y quedará archivado como firmado por otra vía, un estado distinto de no firmado.
Cada documento tiene vencimiento y plazo de aviso. Cuando se acerca la fecha, el empleado y su responsable reciben una notificación. Si marcas un documento como confidencial, solo un administrador recibe el archivo, el número y las notas. El resto sigue viendo que existe y cuándo vence, para mantener el seguimiento.
Activar expedientes en una empresa con personal existente podría generar por error 40 contratos para firmar, entregas de portátiles que ya tienen y tareas de bienvenida para compañeros de hace años.
Por eso no se crea nada en bloque sin revisión. Primero clasificas la lista: empleados, externos o de agencia, antiguos empleados o cuentas que no son personal. Las cuentas que parecen automáticas, como «api», «bot» o «noreply», ya aparecen excluidas. Esa clasificación se recuerda. Se crean registros sin tratar a nadie como recién incorporado.
Cuando sí quieras iniciar un proceso para el equipo actual, como recuperar documentos, repetir formación anual o renovar equipos, puedes hacerlo para un grupo seleccionado. Verás cuántas personas entran, quiénes se omiten y por qué, antes de guardar ningún cambio.
Asigna un portátil, teléfono o credencial a una persona y no podrá entregarse a otra hasta su devolución. El servidor lo impide. El estado de devolución actualiza el activo y la entrega puede llevar firma.
Pruebas, prácticas y contratos de duración determinada se registran como períodos con evaluación. El evaluador y el responsable reciben avisos antes del vencimiento. Una prórroga mueve la fecha, sin dejar dos plazos contradictorios.
El empleado actualiza teléfono, dirección, contacto de emergencia y datos bancarios. El servidor decide qué puede editarse y descarta cambios de estado o responsable, para que el autoservicio no permita alterar el puesto.
Identificación, nacimiento, dirección, datos bancarios y salario se eliminan de la respuesta de la API y del CSV cuando no hay permiso. Cada consulta de datos ajenos deja auditoría. Todos pueden ver sus propios datos.
El personal de tienda, almacén o cocina necesita expediente, contrato y documentos aunque nunca inicie sesión. La invitación es opcional. Si acepta más adelante, se vincula al registro existente, sin duplicarlo.
Pasar a preaviso o baja inicia la salida: devolución de equipo, entrevista y documentos finales. El registro se conserva como parte del historial de rotación.
Se genera a partir de la línea jerárquica de los registros. Cambia un responsable y la persona se mueve automáticamente. La búsqueda resalta una rama, las ramas se pliegan con su número de personas y el gráfico se puede imprimir. Los departamentos tienen su vista del mismo árbol.
El directorio es la vista que utiliza el resto: busca por nombre, puesto, departamento, código o correo laboral, filtra por departamento y estado y abre el perfil completo. Solo contiene datos de contacto profesionales.
Plantilla y distribución, altas y bajas, vencimientos y equipos prestados. Cada indicador abre los registros que lo sustentan.
Empleados, departamentos, puestos, plazas, historial laboral, documentos y activos llegan como entidades listas para usar en el mismo espacio que el CRM y las facturas.
Clasifica una vez empleados, externos, antiguos empleados y cuentas que no son personal. Se crean registros, se conserva el historial y nadie recibe una lista de bienvenida para un puesto que ocupa desde hace años.
Incluye cuatro plantillas. Edítalas, añade capas por departamento o puesto y previsualiza el resultado para una contratación hipotética antes de que llegue nadie.
Nombre, correo laboral, puesto, departamento, responsable, jornada, fecha y salario. Un envío crea el expediente y el alta fechada, ocupa la plaza, inicia la incorporación y envía la invitación si se necesita acceso.
| Cómo se hace hoy | Lo que te cuesta | BackOffice |
|---|---|---|
| Contratos escaneados en una carpeta compartida | Nadie detecta un permiso vencido hasta una inspección | ✓ |
| Una lista copiada para cada rol | Seis versiones distintas; la seguridad solo se actualizó en una | ✓ |
| El organigrama en una presentación | Exacto el día que se dibujó, nunca después | ✓ |
| Una hoja con quién tiene cada portátil | Dos personas con el mismo equipo; las bajas no lo devuelven | ✓ |
| Salarios en una hoja que todos pueden abrir | Ocultos, pero no protegidos | ✓ |
| Todo, por persona | 5 lugares | 1registro |
Expedientes de RR. HH. se instala en el mismo espacio que CRM, facturas y soporte: un acceso, un modelo de permisos y una auditoría. Reserva una demostración →
Entradas, salidas y descansos, saldos calculados, aprobaciones por tipo de ausencia, turnos, horarios y parte mensual, más una aplicación móvil para quien no utiliza la oficina virtual.
Ver Ausencias y asistencia →La aplicación que envía el contrato y recibe la firma. El proceso de incorporación la utiliza por ti. Si no la usas, el paso puede confirmarse manualmente.
Ver Contratos y firma electrónica →CRM, soporte, facturas, formularios públicos, paneles y automatizaciones. RR. HH. es otra aplicación del espacio que ya utilizas, con el mismo acceso.
Ver la presentación →Sus expedientes se crean en una pasada como personal existente. Primero clasificas la lista: empleados, externos o de agencia, antiguos empleados y cuentas que no son personal. Las cuentas automáticas se marcan de antemano. No se inicia incorporación ni se envían contratos o entregas de equipo que ya poseen.
No. El empleado y su cuenta son distintos. Tienda, almacén y cocina tienen expediente, contrato, documentos e historial aunque no inicien sesión. La invitación es opcional y, si se acepta después, se vincula al registro existente.
Sí. El proceso combina todas las plantillas aplicables: empresa, departamento y puesto. Una plantilla específica puede sustituir o eliminar pasos, que se intercalan por orden. También puedes ajustar la lista para una persona antes de iniciarla.
Identificación, nacimiento, dirección, datos bancarios y salario se eliminan en el servidor cuando faltan permisos: no aparecen en API ni CSV. Los administradores y las personas autorizadas los ven en RR. HH. Cada consulta ajena deja auditoría y todos pueden ver sus propios datos.
No. Expedientes de RR. HH. cubre datos del empleado, incorporación y salida, documentos, contratos, equipo, historial, pruebas y organigrama. Ausencias y asistencia cubre turnos, ausencias y horas. Nómina, selección y evaluación del desempeño todavía no están desarrolladas; preferimos que lo sepas antes de empezar.
Sí. Pantallas, etiquetas, pestañas y estados están en inglés y georgiano; cada persona elige su idioma.
Reserva una demostración y configuraremos departamentos, roles y pasos de incorporación. Te mostraremos el proceso combinado para una contratación real antes de que te comprometas.